Scroll untuk baca artikel
Example floating
Example floating
Daerah

Kearsipan dan Perpustakaan Gelar Bimtek Pengelolaan Arsip di Pemkab Kupang

160
×

Kearsipan dan Perpustakaan Gelar Bimtek Pengelolaan Arsip di Pemkab Kupang

Sebarkan artikel ini

Oelamasi_KlikNTT.com Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kupang mengadakan Bimbingan Teknologi (Bimtek) tentang Pengelola Arsip di Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Kupang Tahun Anggaran 2023 Senin, 09-10-2023

Sebetulnya berbicara sumber daya kearsipan itu ada 2 yaitu arsiparis dan pengelola arsip. Nah kemungkinan besar arsiparis itu baru ada di kantor kita saja (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan-red). Jabatan fungsional Arsiparis. Padahal diharapkan Arsiparis itu ada di semua Organisasi perangkat Daerah.

Karna semua organisasi perangkat daerah di tingkat kabupaten maupun 24 kecamatan ini adalah Pencipta arsip. Logikanya setiap ÒPD sebagai Pencipta arsip. Artinya setiap OPD harus punya Pengelola arsip dan yang mengelola arsip tersebut adalah Arsiparis”.

Hal ini dikatakan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kupang, Kaen Maus S. P. D., M. Si melalui Kabid Pengawasan dan Pembinaan Fransiskus Fahik, S.Sos kepada media di ruang kerjanya Senin (9/10/23) lalu.

Secara terbuka menilai Pemerintah belum menilai penting jabatan fungsional Arsiparis di setiap OPD.

“Mungkin pemerintah kabupaten Kupang belum melihat penatausahaan kearsipan penting, sehingga tidak semua OPD memiliki Arsipparis”, kata mantan Sekcam Nekamese.

Menurut dia, Jabatan fungsional Arsipparis sama dengan jabatan fungsional lainnya.

“Jabatan fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu. Jika semua perangkat daerah menciptakan arsip maka harus ada yang mengelola mengikuti kaidah, norma dan aturan yang berlaku. Karena itu harus ada Arsiparis”, terang dia.

Ia menambahkan, Selama ini di kabupaten Kupang, belum dilakukan kegiatan penyusutan arsip.

“Artinya arsip-arsip setiap tahun kita ciptakan, namun kita belum melakukan penyusutan sesuai dengan kaidah, norma dan aturan kearsipan yang benar. Penyusutan arsip bisa dilakukan dengan cara arsip itu dipindahkan. Untuk menilai arsip mana yang harus dipindahkan harus pakai aturan”, kata mantan Sekcam Nekamese itu.

Lebih jauh ia menambahkan, kabupaten Kupang baru punya Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip di bidang Keuangan.

“Pemkab kupang baru memiliki 1 Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu perbup no. 16 tahun 2014 tentang jadwal retensi arsip bidang keuangan. Sementara yang lain kita belum punya”, terang dia.

Sehingga harus ada lagi 7 Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Tujuh Perbup tersebut Yakni, Perbup Jadwal Retensi Arsip di bidang Pemerintahan. Kedua Perbup JRA di bidang Politik. Ketiga perbup JRA tentang keamanan dan ketertiban. Ke-4 JRA tentang bidang kesejahteraan Rakyat. Ke-5 JRA tentang bidang perekonomian. Ke-6 tentang bidang pekerjaan umum dan ketenagaan. Ke-7 perbup tentang Retensi Arsip bidang Pengawasan dan Perbup tentang Jadwal Retensi Arsip di bidang kepegawaian.

Ia mengatakan, selain bidang keuangan bidang lain belum bisa dilakukan pemusnahan.Hanya bidang keuangan saja. Itupun selama ini belum melakukan pemusnahan.

Mudah-mudahan tahun depan bisa lakukan sosialisasi dan bisa lakukan penilaian, daftar usul musnah dan kita bisa lakukan konsultasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk Jadwal Retensi Arsip 10 tahun ke atas dan untuk yang di bawah 10 tahun kita konsultasi dengan Bupati.

Ketika ditanya apakah sudah ada draf untuk 7 Perbup lainnya ia mengatakan, belum ada.

“Belum dibuat. Untuk membuat Perbup itu butuh duit. Sementara kita di dinas Kearsipan dan Perpustakaan ini alokasi dari tahun kemarin inikan tidak ada. Kita rencana buatkan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip semua bidang, cuma tergantung kepada anggaran”, jelasnya.

Disinggung mengenai Pengelola Arsip dia menjelaskan, saat ini Pengelola Arsip sangat kurang, sehingga penangan arsip dilakukan oleh Staf di Organisasi Perangkat Daerah.

“Bukan ditangani oleh Arsiparis. Mereka (OPD-red) belum punya. Sebetulnya yang bertugas mengelola arsip adalah Arsiparis”, kata dia.

Pengelola arsip di OPD adalah para Pegawai Tidak Tetap. ““PNS Pengelola Arsip hanya di beberapa tempat saja”, jelasnya.

Ia menambahkan, Pengelola Arsip di kabupaten Kupang yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati sebanyak 35 orang.

“Karena kami sesuaikan dengan anggaran kami punya. Kami tidak bisa mengusulkan untuk mengangkat Pengelola Arsip lebih banyak. Itupun teman-teman Pengelola arsip ini insentifnya satu bulan hanya Rp. 125.000/bulan. Memang sangat kecil”, kata dia.

Secara Rasional, setiap OPD harus punya Arsiparis dan Pengelola Arsip.

“Pengelola Arsip itu bisa Pengelola saja atau Pengelola yang Arsiparis (profesional). Arsiparis itu sebuah jabatan Fungsional sebagai sebuah kebutuhan, karena arsip memegang peranan penting dalam sejarah peradaban sebuah bangsa”, pungkasnya.

Sekedar informasi Bidang Pengawasan dan Pembinaan dinas kearsipan dan perpustakan kabupaten kupang hari ini melakukan kegiatan bimbingan teknis peningkatan kapasitas dan sumber daya arsip lingkup daerah kabupaten kupang.

Kegiatan yang diikuti 35 orang itu bertujuan untuk meningkatkan kapasitas pemahaman SDM Pengelola arsip di lingkungan pemerintah kabupaten kupang. (Boy)